Совещание
Как извлечь пользу от совещания
Десять советов лицу, созывающему совещание
Сформулируйте повестку дня по возможности ясно и четко. Определите специфические вопросы, которые должны обсуждаться на совещании. Старайтесь при этом избегать вопросов, допускающих изменения или поправки.
Определите регламент времени для каждого пункта повестки дня и старайтесь строго его придерживаться.
Ограничьте число присутствующих теми, кто может внести свой вклад в обсуждаемые вопросы, и теми, кто имеет полномочия на воплощение в жизнь принятых на совещании решений. Проще говоря, чем больше людей присутствует на совещании, тем дольше оно будет длиться.
Спланируйте проведение совещания немедленно после обеда или в конце дня. Желание присутствующих поскорее уйти домой пересилит их стремление к многословию.
Старайтесь избегать планирования проведения совещаний в своем собственном офисе, это может привести к возникновению оправдании по поводу отвлечения вашего внимания. Кроме того, вам будет тяжелее справиться с теми, кто попытается после совещания продолжить с вами обсуждение вопросов повестки дня или каких-либо других вопросов.
Начинайте совещание в назначенное в повестке дня время. Ожидание опоздавших может привести к тому, что они будут продолжать опаздывать и в будущем, кроме того, это будет раздражать людей, пришедших вовремя.
Не допускайте ухода обсуждений в сторону от вопросов, стоящих на повестке дня. Если они (вопросы, которые присутствующие пытаются обсудить) действительно важны, их можно будет обсудить на следующем совещании.
Не тратьте время на обсуждение вопросов, для которых не хватает информации для принятия по ним решения. Примите на себя ответственность за получение и доведение недостающей информации до присутствующих и перенесите решение по таким вопросам на будущее.
По возможности избегайте обсуждения каких-либо вопросов, не относящихся к повестке дня, в конце совещания. Такая техника очень часто используется людьми настолько ленивыми, что они не способны должным образом подготовиться к обсуждению вопросов, стоящих на повестке дня. Она может привести к принятию неправильных решений, основанных на неадекватном рассмотрении той или иной ситуации.
Кроме того, она может привести к тому, что все ваши усилия, предпринятые с целью соблюдения регламента, будут сведены на нет.
Как можно быстрее после проведения совещания добейтесь оформления итоговой резолюции. Чем раньше это будет сделано, тем легче пойдет ваша работа в будущем. Ведение подробных протоколов обычно не оправдывает себя, более того, для некоторых людей они могут послужить пищей для споров на следующем совещании. Заметки о принятии мер являются более действенными. Они должны включать в себя следующие пункты:
а) по каким вопросам совещание достигло согласия;
б) кто несет ответственность за воплощение в жизнь этих соглашений;
в) конкретные даты начала воплощения данных соглашений в жизнь.
Десять советов лицу, приглашенному на совещание
Добейтесь такого положения, чтобы вам заранее было известно, чему посвящено данное конкретное совещание. Если его цель вам недостаточно ясна, осведомитесь о ней у созывающего людей лица.
Таким вопросом вы сразу же можете добиться нескольких результатов: во-первых, это прояснит для вас цели, стоящие перед совещанием; во-вторых, это приведет к тому, что оно будет более плодотворным и, в-третьих, продемонстрирует Необходимость или ненужность его созыва
Смело просите не включать вас в списки лиц, участвующих в совещании, если вы не видите в нем никакой для себя пользы. Однако будьте в этом вопросе осторожны и дипломатичны. Если, например, совещание созывает ваш начальник, вам из дипломатических соображений лучше на нем присутствовать. Зачастую, однако, лицо, подготавливающее созыв совещания, просто не отдает себе полного отчета относительно того, кого приглашать на совещание, и, если вы зададите ему вопрос о том, какой вклад конкретно вы сможете внести в обсуждение вопросов повестки дня, он, возможно, задумается и пересмотрит свое мнение о вашем участии.
Если в повестке дня есть только один вопрос, касающийся вас, попросите лицо, созывающее совещание, перенести его в начало повестки с тем, чтобы вам после этого вопроса на совещании не присутствовать. Но имейте в виду, что такая тактика иногда приводит к конфронтации с другими лицами, заинтересованными в данном совещании не больше вашего.
Совещание
|
